Việc quản lý các dự án của CEPF được thông qua sự giám sát quá trình thực hiện nội dung và chi tiêu tài chính của đơn vị nhận tài trợ, theo dõi tiến độ thực hiện và việc hoàn thiện các kết quả đề xuất, xem xét các yêu cầu chi trả, thảo luận các vấn đề tài trợ với đơn vị nhận tài trợ và đối tác, thực hiện các cuộc khảo sát thực tế và bảo đảm việc theo dõi giải quyết các vấn đề nảy sinh. Ngoài ra CEPF và các thành viên của Nhóm thực hiện cấp vùng sẵn sàng trả lời các câu hỏi liên quan đến báo cáo và nội dung chi tiết của dự án cũng như thảo luận về các thách thức trong bảo tồn sinh học.
 
 
1. Báo cáo

Các yêu cầu liên quan đến việc báo cáo của từng đơn vị nhận tài trợ được ghi rõ trong các thỏa thuận tài trợ dựa trên việc đánh giá nội dung và tài chính trước đó. Thông thường bao gồm:

 1.1. Đối với các dự án nhỏ:

Báo cáo tài chính;

Báo cáo tiến độ thực hiện nội dung dự án;

Phụ lục báo cáo tiến độ dự án hàng năm;

Báo cáo kết thúc dự án nhỏ;

Công cụ đánh giá hiệu quả quản lý Quỹ môi trường toàn cầu (GEF) 1 hoặc 2 (xem bên dưới).

 1.2. Đối với các dự án lớn:

Các đơn vị nhận tài trợ vẫn được yêu cầu nộp Phụ lục báo cáo tiến độ dự án hàng năm cho Nhóm thực hiện cấp vùng BirdLife International. Các báo cáo tài chính và tiến độ dự án khác được nộp thông qua một chương trình trực tuyến gọi là Grant Writer dựa trên bản báo cáo ngân sách và nội dung dự án đã được phê duyệt trong hồ sơ hoàn chỉnh. Các ứng viên tiếp cận được đường truyền internet ổn định được khuyến khích truy cập vào đây để gửi báo cáo. Họ sẽ được cung cấp tên sử dụng và mật khẩu riêng.
 
Ứng viên nào không có đường truyền internet ổn định có thể tải chương trình Grant Writer về máy tính, viết nội dung báo cáo trên Grant Writer từ ổ cứng sau đó kết nối internet để gửi báo cáo.
 
  

2. Kiểm toán độc lập

Theo Bản đánh giá rủi ro tài chính, nếu đơn vị nhận tài trợ được yêu cầu tiến hành kiểm toán độc lập hàng năm, đơn vị đó phải hoàn thành trong vòng 120 ngày sau khi năm tài chính của đơn vị kết thúc. Yêu cầu tiến hành kiểm toán sẽ được ghi rõ trong thỏa thuận tài trợ giữa hai bên. Các báo cáo tài chính sẽ được xem xét kỹ lưỡng. Trong trường hợp CEPF tài trợ cho hoạt động kiểm toán và sau này có tài liệu chứng minh một số khoản chi không phù hợp với điều kiện trong phụ lục hợp đồng, đơn vị nhận tài trợ sẽ phải chịu trách nhiệm chi trả phí kiểm toán và bồi hoàn CEPF các khoản chi được nhân viên kiểm toán xác định là bất hợp lý.
 
 

3. Khảo sát thực tế

 
3.1. Khảo sát chương trình dự án

Hàng năm, CEPF tiến hành lựa chọn một số điểm để tiến hành khảo sát thực tế dự án căn cứ vào mức độ rủi ro của chương trình dự án và số tiền tài trợ. Ngoài ra, CEPF và Nhóm thực hiện cấp vùng sẽ thường xuyên thăm các đơn vị nhận tài trợ và dự án khác.

Các chuyến khảo sát thực tế giúp cho CEPF xác định được tiến độ và hoạt động dự án đã báo cáo trong báo cáo kỹ thuật. Cán bộ CEPF có thể đánh giá được năng lực của đơn vị nhận tài trợ trong việc tiếp tục thực hiện các hoạt động như kế hoạch và xem xét hay chỉ ra những trở ngại có thể gặp trên con đường tiến tới thành công của dự án. Kết quả các cuộc khảo sát chính thức sẽ được ghi lại bằng văn bản bao gồm các khuyến nghị, mối lo ngại và các biện pháp tiếp theo cần thực hiện.

 
3.2. Khảo sát tình hình tài chính

Là một phần của chương trình đánh giá tổng thể dự án như đã đề cập ở trên, CEPF và Nhóm thực hiện cấp vùng sẽ xem xét tình hình tài chính và các kết quả liên quan của đơn vị nhận tài trợ. Ngoài ra, với mục đích xây dựng và duy trì mối liên hệ chặt chẽ với đối tác và tăng cường trách nhiệm quản lý tài chính, hàng năm Conservation International (CI) sẽ xác định cần tổ chức khảo sát tài chính tới những đơn vị nhận tài trợ nào. Căn cứ vào mức độ rủi ro, tổng số tiền tài trợ, số tiền đã nhận và các vấn đề phát sinh, CI sẽ lập danh sách các tổ chức cần khảo sát. Mục đích của các đợt khảo sát này là để xem xét tình hình quản lý tài chính kế toán của đơn vị nhận tài trợ, nhu cầu cần xây dựng năng lực và đảm bảo các biện pháp kiểm sát tài chính phù hợp sẽ được áp dụng. Nội dung các chuyến khảo sát sẽ được ghi lại thành văn bản.

 
Khảo sát thực tế có thể dẫn đến việc đánh giá lại rủi ro tài chính. Thông qua khảo sát thực tế, các vấn đề nảy sinh được xác định cần giải quyết và/hoặc xem xét mức độ rủi ro tài chính. Các vấn đề và khuyến nghị sẽ được ghi lại vào báo cáo chuyến khảo sát cho phù hợp. Nếu cần thiết CI sẽ tổ chức một chuyến khảo sát tiếp sau đó.

 
4. Kết thúc dự án
 

Khi dự án kết thúc, tất cả đơn vị nhận tài trợ đều phải nộp Báo cáo kết thúc dự án. Dự án sẽ thực sự chấm dứt khi hoàn thành tất cả các kết quả dự kiến, các báo cáo tiến độ, tài chính và kiểm toán được xem xét và phê duyệt và tổng số tiền tài trợ đã được khớp số liệu. Việc khớp số liệu kế toán bao gồm việc xác định các khoản tạm ứng đã được tính đến, khoản chi cuối cùng đã trả và số tiền còn lại không sử dụng được hoàn trả cho CEPF.
 

Khi kết thúc dự án, đơn vị nhận tài trợ sẽ được thông báo chính thức là việc tài trợ đã chấm dứt và các kết quả được phê duyệt. Nếu có thể, yêu cầu thanh toán cuối cùng hoặc hoàn trả sẽ được tiến hành vào thời điểm này.
 

 
5. Các công cụ khác
 
 

5.1. Công cụ đánh giá của Quỹ môi trường toàn cầu (GEF-4) 

Nếu phù hợp, đơn vị nhận tài trợ sẽ được yêu cầu điền và gửi lại một trong hai Công cụ đánh giá hiệu quả quản lý của Quỹ môi trường toàn cầu GEF-4.

Lưu ý: Các mẫu dưới đây không phải là bản đầy đủ hay bản dịch chính thức của Công cụ đánh giá hiệu quả quản lý của Quỹ môi trường toàn cầu GEF-4. Các tài liệu này đã được BirdLife International in Indochina rút gọn và dịch để áp dụng cho những dự án nhận tài trợ từ Quỹ đối tác về các hệ sinh thái trọng yếu ở khu vực Đông Dương phù hợp với hai mục tiêu chiến lược sau. Bản gốc bằng tiếng Anh do Quỹ môi trường toàn cầu xây dựng được đăng tải tại đây.

Công cụ đánh giá Khu vực trọng yếu đa dạng sinh học của Quỹ môi trường toàn cầu-Mục tiêu chiến lược 1: Tăng cường tính bền vững của các hệ thống khu bảo vệ: Để đánh giá tiến triển trong việc đạt được những ảnh hưởng và kết quả dự án tập trung ở trong các khu vực bảo vệ. Tải văn bản bằng tiếng Anh, Khmer, hoặc tiếng Việt.

Công cụ đánh giá Khu vực trọng yếu đa dạng sinh học của Quỹ môi trường toàn cầu - Mục tiêu chiến lược 2: Định hướng bảo tồn đa dạng sinh học trong các vùng sinh cảnh sản xuất trên bờ, dưới biển và ngành: Để đánh giá tiến triển trong việc đạt được những ảnh hưởng và kết quả dự án tập trung ở ngoài các khu vực bảo vệ. Tải văn bản bằng tiếng Anh, Khmer, hoặc tiếng Việt.

5.2. Công cụ đánh giá tổ chức dân sự

Công cụ đánh giá này được thử nghiệm tiến hành ở một số đơn vị nhận tài trợ ở khu vực Đông Dương để đánh giá ảnh hưởng của CEPF đối với sự phát triển của xã hội dân sự. Công cụ được dùng để đánh giá khả năng của mỗi tổ chức dân sự trong việc hoạch định, thực thi và đánh giá hiệu quả hoạt động bảo tồn đa dạng sinh học. Tải công cụ bằng tiếng Anh, Khmer hoặc tiếng Việt.